Zakenreis plannen: een checklist
Ga je binnenkort op zakenreis? Goede voorbereiding is cruciaal – dat spreekt voor zich. Wij zetten je graag op weg met deze checklist!
1. Regel je reisdocumenten
Reis je binnen België, dan moet je je over een punt al geen zorgen maken: een paspoort, visum of andere documenten die je nodig hebt om in het land te komen als je naar het buitenland moet. Logisch, maar toch: zoek het op voorhand uit en voorzie er voldoende tijd voor, want op sommige documenten moet je even wachten.
Controleer ook zeker of er vaccinaties aanbevolen worden of verplicht zijn. En vergoedt je verzekering zorgkosten in het buitenland? Bekijk het met je werkgever om er zeker van te zijn of je helemaal in orde bent. Regel ook indien nodig je betaalmogelijkheden. Verschilt de lokale munteenheid, wordt je kredietkaart geaccepteerd …? Informeer jezelf voor je vertrekt.
2. Welk vervoer?
Hoe geraak je waar je moet geraken? Van luchthaven of station naar je hotel? Van je hotel naar de plaats waar de vergadering, conferentie, lezing … plaatsvindt? Heb je een huurauto nodig of gebruik je openbaar vervoer of een dienst als Uber? Bekijk op voorhand de verschillende transportmogelijkheden om ter plaatse zo weinig mogelijk kostbare tijd te verliezen.
3. Boek je hotel
Wat heb je nodig in je hotel om er een geslaagde zakenreis van te maken? Bij Keizershof Hotel en Aalst Meeting Center kan je onder andere rekenen op:
- overnachting in stijl
- uitmuntende dienstverlening
- high speed wifi in het hele hotel
- vergaderzalen voorzien van allerlei audiovisuele materialen
- USB-lader
- kluis
- droogkuis
- tv met HDMI-poort
- roomservice
- bureau / werkplek
- bar met salon
- uitgebreid ontbijtbuffet
- gelegen in het stadscentrum, dichtbij restaurants, winkels, het stadspark en meer
4. Plan ook je vrije tijd
Ga je voor een paar dagen op zakenreis, dan is het noodzakelijk om niet alleen je zaken goed te plannen, maar ook je vrije tijd. Gezond eten, wat bewegen, bekomen na een lange dag vol vergaderingen met (nieuwe) mensen – een zakenreis kan je zo uitputten dat je niet meer in vorm bent om de volgende dag goed te presteren. Voorzie in je planning dus ook ontspanning. Misschien is er een fitnesszaal in je hotel? Of wil je het historische centrum van de stad even verkennen? Bekijk vooraf op welke manier je je even kan laten afleiden om te recupereren. In het Keizershof Hotel en Aalst Meeting Center zijn er zo bijvoorbeeld een sauna én fitnessruimte.
5. Pak je koffer
Wat staat er allemaal op het programma? Zakenlunch, netwerkevent, receptie, vergadering …? Voorzie hiervoor aangepaste kleding. Blijf je langere tijd, bekijk dan of je hotel droogkuis aanbiedt (dat is het geval bij het Keizershof Hotel), zodat je niet te veel moet inpakken. Uiteraard vergeet je ook eventuele toiletspullen en je laptop en ander werkmateriaal niet. Onthou vooral: reis zo licht mogelijk. Tijdens je zakenreis wil je je niet onnodig beladen.
Ben je op zakenreis in de buurt van Aalst en wil je in alle rust je zakenpartners ontmoeten? Vraag vrijblijvend een offerte aan bij Aalst Meeting Center.