Vergadering leiden: enkele tips

rollen vergadering leiden

Vergadering leiden: enkele tips

Het succes van een vergadering hangt voor een niet verwaarloosbaar deel af van de voorzitter van de vergadering. Als leider moet hij niet enkel tijdens maar ook voor en na de vergadering zijn rol spelen om ervoor te zorgen dat de vergadering door alle betrokkenen als vruchtbaar kan worden ervaren. Maar hoe doe je dat nu precies, succesvol een vergadering leiden? Enkele tips!

De basics

Er zijn verschillende soorten vergaderingen met verschillende doelen, maar voor zowat elke vergadering gelden enkele basics. Zo neem je als leider best een duidelijke plaats aan de tafel, een plaats vanwaaruit je iedereen kan zien – en omgekeerd. Zo kan je niet alleen goed luisteren naar iedereen, maar ook de lichaamstaal opvangen. Begin ook altijd op tijd. Daarmee zend je een duidelijk signaal. Time is money, en in zakelijke settings is het echt not done om de tijd van anderen te verspillen. Zijn er nieuwe mensen aan de tafel? Stel ze voor of laat ze zich voorstellen, zodat ook hun rol duidelijk is voor iedereen. Zijn er mensen afwezig? Verklaar waarom. Check ook telkens vooraf of iedereen zijn punten aan de agenda heeft toegevoegd. Ook nog: Voorbereiding is het halve werk. En dat geldt niet enkel voor jou als persoon die de vergadering leiden zal. Vraag ook, indien dat nodig is, aan de deelnemers om zich voor te bereiden.

Bepaal het doel

Wat is het doel van de vergadering? Maak dat vooraf al duidelijk en herhaal het aan bij het begin van de vergadering. Maak ook duidelijk hoe je te werkt wilt gaan om het doel te bereiken. Zal je eerst informatie geven? Is er ruimte voor discussie of net niet? Zal er een vragenrondje gebeuren? Moeten er tijdens de vergadering al besluiten genomen worden?

leiden vergadering

Zorg voor structuur

Structuur zorgt er niet alleen voor dat iedereen weet wat er besproken moet worden, maar ook dat de vergadering vlotter zal verlopen. De structuur kan je vooraf samen vastleggen, of je bepaalt hem zelf. Hoe dan ook: je probeert ervoor te zorgen dat hij gerespecteerd wordt. Meestal begint een vergadering met het kort overlopen van de vorige vergadering en tegelijk bekijken hoe de punten geëvolueerd zijn. Je kan daarnaast werken met een thematische indeling, bijvoorbeeld eerst grote projecten en daarna alle kleine projecten. Las ook korte pauzes in als de meeting lang zal duren en hou ook de tijd in het oog.

Betrek iedere deelnemer

Niets saaier en onproductiever dan een meeting waarbij de helft van de deelnemers (of meer) in slaap zit te vallen. Een vergadering leiden, dat betekent ook dat je erover waakt dat iedereen zo veel mogelijk betrokken is bij het gesprek. Doe dat niet alleen door te overleggen wie wat doet en wat de deadline van die taak is, maar wees ook attent op wie spreekt – en wie niet spreekt. Ook die laatste deelnemers hebben wellicht een mening maar houden zich om gelijk welke reden op de achtergrond. Lok ze uit hun kot en stel concrete vragen. Vermijd ook wel dat er al te veel door elkaar gepraat wordt, want dat is natuurlijk ook niet erg efficiënt.