Effectief vergaderen: zo pak je het aan
Ineffectief vergaderen, het is een dooddoener voor de motivatie en werklust. Maar soms is vergaderen gewoon echt nodig. Met effectief vergaderen wordt vergaderen een bijeenkomst die niet voelt als tijdverspilling maar een die echt iets oplevert. Onze 5 tips!
Maak het doel duidelijk
Moet er een beslissing over een of meerdere onderwerpen genomen worden? Of nodig je je collega’s of medewerkers uit voor een mededeling? Of misschien verzamelen je ze wel om een brainstorm te houden? Communiceer het vooraf duidelijk, zodat iedereen weet wat er van hem verwacht wordt en men de nodige voorbereidingen kan maken.
Time is money
Beleg enkel een vergadering als het echt noodzakelijk is om de hoofden bij elkaar te steken. Iedereen heeft het druk en niets is zo frustrerend als een meeting die voelt als een verspilling van kostbare tijd. Vergader enkel volgens een vaste routine als dat absoluut nodig is voor de goede werking van de organisatie. Is er niets nieuws te melden? Skip die meeting! Begin ook ALTIJD op tijd als je wil vermijden dat laatkomers blijven te laat komen, met een excuus als ‘we beginnen toch altijd wat later, hé?’.
Zorg voor structuur met een duidelijke agenda
Heldere afspraken, dat betekent heldere verwachtingen en die leiden dan weer tot heldere resultaten. Zorg dus als organisator voor structuur tijdens de vergadering. Vraag de uitgenodigde personen van tevoren agendapunten aan te leveren. Geef daar een logische volgorde aan, gegroepeerd per onderwerp. Een duidelijke structuur zal helpen om on topic te blijven.
Kies een goede vergaderzaal
Het ligt voor de hand dat je een gepaste vergaderzaal kiest, maar soms wordt daar toch te licht over gegaan. Wil je effectief vergaderen? Dan moet je bij de keuze van vergaderzaal niet alleen erop letten dat ze ruim genoeg is en de nodige faciliteiten voorzien zijn. Ook andere factoren hebben invloed op het slagen van je vergadering. Is er voldoende daglicht? Wil je graag ook buiten kunnen? Is de zaal warm genoeg? Wordt ze voldoende geventileerd? Past de aankleding en de sfeer van de ruimte bij het onderwerp van de meeting? Het zijn allemaal zaken waarmee je als organisator kan rekening houden.
Extern een meeting organiseren? Ontdek de 7 vergaderzalen van Aalst Meeting Center en vraag vrijblijvend een offerte aan.
Duid leider en notulist aan
Zorg ervoor dat de rollen duidelijk zijn. Een leider heb je sowieso nodig: iemand die de vergadering leidt of terug in goede banen leidt als er van het spoor wordt afgeweken. Ook een goede notulist is een must. Je spreekt best af hoe uitgebreid de notulen moeten zijn. Moet alles genoteerd worden of volstaat een lijst van besluiten en actiepunten voor de verschillende deelnemers?
Effectief vergaderen, dat betekent ook dat er NA de vergadering iets met de genomen beslissingen en vastgelegde actiepunten gedaan wordt. Goede opvolging is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Als je afspreekt dat men elkaar mag wijzen op nalatigheid, dan vergroot de kans dat de afspraken nageleefd worden en kan het geloof in het nut van vergaderen enkel groeien.