Een congres organiseren: waarop moet je letten?
Een congres organiseren: hoe begin je eraan? Een congres is dé kans om met een groep mensen samen nieuwe, revolutionaire ideeën door te geven. En om elkaar te inspireren. Vandaar dat een goede organisatie cruciaal is. Elk congres is anders, en vraagt dus een geheel unieke aanpak. Waarop moet je letten? Welke stappen doorneem je zoal om van je congres een succes te maken?
Een congres organiseren: de rode draad
De eerste vraag die je stelt is altijd waarom je het congres wilt organiseren. Dat doel zal de rode draad zijn doorheen je hele evenement. Het zal alles bepalen: van de inhoud en de huisstijl tot de locatie en de duur. De tweede vraag die daaruit volgt is wie je uitnodigt en van je doel overtuigt: je publiek. Afhankelijk van de grootte van je publiek, verspreid je het evenement over meerdere dagen.
Belangrijke vragen die je stelt
Nu je het waarom en wie van je congres hebt vastgelegd, kun je overgaan op de volgende stap: planning. Planning is key. Veel cruciale onderdelen van het congres zul je (ver) op voorhand moeten vastleggen: denk aan catering, locatie en een goeie datum. Daarnet vertrek je van een sterke strategie. We zetten de volgende onderdelen even op een rijtje:
- Remember: het doel van je congres staat altijd centraal. Om dat tot stand te brengen bouw je relevante inhoud op, die je opdeelt in verschillende sessies. Voor afwisseling organiseer je sessies van verschillende lengte en met ruimte voor interactie.
- Een presentatiemap: vergelijk het met een veredelde goodiebag. Naast het programma kun je er allerlei nuttige gadgets insteken. Al hangt dat sterk af van je publiek natuurlijk.
- Ook de waarde van een goede locatie mag je niet onderschatten. Bepaalde inhoud vraagt een andere zaalschikking en specifieke infrastructuur zoals meerdere schermen, spotlights of catering. Verlies hierin zeker niet je publiek uit het oog. Zorg voor een plaats die goed bereikbaar is en voldoende parkeergelegenheid heeft.
- Een andere stap is de bekendmaking van je congres, al verschilt dat sterk naargelang het type. Een openbaar evenement vraagt bijvoorbeeld wat meer advertising dan een bijeenkomst in een besloten groep. Bij het ene zul je misschien nood hebben aan een uitgekiende mailing en een Facebook-evenement, terwijl bij het andere een simpel mailtje al zal volstaan.
- Je budget zal sterk afhangen van alle voorgaande stappen. Afhankelijk van je inhoud bepaal je of en hoeveel sprekers je uitnodigt. De locatie speelt uiteraard ook een rol: bepaalde infrastructuur zal meer kosten dan de andere.
Een congres organiseren is veel werk. Om de planning en het evenement zelf zo vlot mogelijk te laten verlopen, kun je terecht bij Aalst Meeting Center. Zoek je de geschikte locatie voor je congres? Ben je op zoek naar catering? Of wil je de ruimte voorzien van extra schermen, projectoren of een specifieke zaalopstelling? Neem dan contact op met Aalst Meeting Center!